En esta ocasión analizo un modelo que me encuentro en algunas empresas, sobre todo pequeñas, de menos de diez trabajadores, aunque lo he visto también en algunas con un tamaño superior.
Este modelo consiste básicamente en que 'todo pasa por una persona'. Y por eso uso como ejemplo el de una Notaría, dónde la mayoría de servicios requieren la presencia del señor notario, aunque sea solo 5 minutos para firmar.
Me he encontrado dos versiones bien distintas de esta estrategia. Una es la que yo llamaría notario vocacional, o sea, que la persona por la que pasa todo el trabajo potencia esta estrategia. En la otra se crea esa cultura de acudir al director o responsable por inseguridad del personal o cuestiones similares y la cultura se implanta en la empresa.
No hay que dar muchos argumentos para dejar claro el principal problema de este modelo: Se depende excesivamente de una persona y si esta falla, falla toda la organización.
Tiene más problemas. Desaprovecha al personal , no fomenta la iniciativa y da una mala imagen de organización.
Me cuesta trabajo encontrarle ventajas, aunque siempre podemos decir que su ventaja es que el personal secundario (ese que acude al jefe en todo momento) puede ser de bajo nivel, esto es de retribución baja y fácil de sustituir. pero...¿es eso una ventaja u otro inconveniente de esta estrategia?
Sea como sea, me declaro enemigo de esta idea por dos motivos. El primero ya indicado de falta de eficacia y dependencia excesiva de una persona. Es decir por un motivo práctico. Y en segundo lugar, que no menos importante, por un motivo ético. Creo que es malo para el personal secundario, asignándole tareas de excesiva subordinación.
Pero tengo que reconocer que es un modelo que es una práctica que me cuesta trabajo erradicar cuando me la encuentro. Incluso yo mismo la sufro más de lo que desearía. ¿Dónde está el problema? Pues básicamente no suele estar en el señor notario, sino en el personal de la notaría. Esta cultura prende fácil dónde no hay iniciativa ni compromiso y resulta difícil de erradicar. No queda más remedio que fomentar una cultura opuesta. Y esa cultura opuesta requiere esfuerzo mental.
Vamos por lo menos a esbozarla.
Desde luego el primer apartado es las tareas se entiendan. Si el trabajo se hace entendiéndolo es fácil actuar ante cualquier cambio. Si no, se acude al jefe para recibir instrucciones específicas para cada caso, por parecido que sea a otro anterior.
Hay que actuar con cuidado, pero no con miedo. Es malo equivocarse, pero a veces es peor tener que preguntar todo para no equivocarse. Por eso reivindico algunas porciones (sin exagerar) del método de 'ensayo-error' que ya comenté en otro apartado. La experiencia se adquiere actuando, no preguntado como actuar.
Es importante tener un sistema claro de reglas que sirva para una gran mayoría de casos. Sin esas reglas se hace necesario preguntar y entonces estamos abonando esta estrategia errónea. Es decir, la gente debe saber qué hacer en la mayoría de casos.
Y por supuesto hay que animar a que en esa minoría de casos en los que no está estipulado como actuar, se tomen iniciativas.
