viernes, 14 de diciembre de 2012

Contabilidad en tiempo real

En este artículo voy a exponer un concepto que llevamos tiempo acercando a nuestros clientes.  Poco a poco vamos consiguiendo nuestro objetivo, aunque quizás no tan rápido  como quisieramos.

Con el concepto de contabilidad en tiempo real queremos aportar una nueva referencia a la gestión empresarial. Se trata de la contabilización inmediata de los procesos como ahorro de tiempo y garantía de fiabilidad.   O sea, se hace una venta, pues nada más finalizar ya se encuentra contabilizada.  Se hace un cobro, lo mismo.

Propusimos esta idea en 1990 aún sabiendo que no era el momento y ahora la estamos haciendo realidad con la versión 2 de nuestra aplicación GESTION-4100.

Hasta no hace mucho las empresas realizaban operaciones, compras, ventas, gastos, cobros, pagos, etc.. que suponía una gestión, que posteriormente se mecanizaba y de nuevo tras otro tiempo se contabilizaba. El hecho en sí, llevaba pues varios pasos administrativos. Cada paso supone un gasto para la empresa, una demora en la información, una posibilidad de error. Pretendemos solucionar este problema.

La contabilidad en tiempo real no obedece solo a apresurar la presentación de datos o informar con mayor celeridad a los ejecutivos responsables. Esto es una ventaja ciertamente, pero las ventajas son más importantes como acabamos de indicar.

Las ventajas son estas:





  • Evitamos pasos innecesarios que suponen un gasto para la empresa. A menudo ese gasto es importante porque supone puestos de trabajo no productivos. El lema de nuestra aplicación es producir más, trabajar menos. Aunque sea obvio conviene recordar que los puestos de trabajo productivos son los adecuados para la empresa, para los trabajadores y para la economía en general. La situación de crisis ha sacado a relucir lo que figura en nuestros objetivos desde hace muchos años.

  • Más fiabilidad. La opinión predominante en los siglos XXI y XX era que más personas controlando las tareas aumentaban ese control. Esa era una idea incorrecta. Lo correcto es simplificar la gestión. Personas intermedias aumentan los errores en vez de disminuirlos. Cuando alguien nos recuerda que a menudo su personal descubre muchos errores nosotros le recordamos que esos errores los ha generado su sistema. Es más barato y eficiente evitar los errores.

  • Información inmediata. Hay que evitar ver unos datos que al cabo de una hora son distintos, que la rentabilidad no cuadra porque hay compras pendientes de contabilizar, que hay una sorpresa de última hora en la liquidación de iva.

  • Los ajustes se hacen antes. Hay quien cree que es necesario un gran proceso de trabajo para realizar ajustes tales como inventarios anuales, impuestos de sociedades, etc... Ciertamente tiene su trabajo, pero si demoramos la información o le añadimos pasos innecesarios lo que hacemos es añadir trabajo. Queremos conseguir productividad, no trabajo improductivo. Con nuestro sistema se pueden tomar decisiones de cara al impuesto de sociedades, sencillamente antes de que acabe al año. Eso es lo que requiere la empresa actual.

    ¿Tenemos un ejemplo de sector donde se aplican nuestros principios? Pues en gran medida lo hace la Banca. Si vamos a una oficina y hacemos un reintegro este se refleja instantáneamente en su cuenta, en su tarjeta y en cualquier sitio. Los bancos han ahorrado un gran número de personas con sus sistemas. Nosotros queremos que nuestras empresas vayan por delante de los bancos y que aproveche de verdad a las personas.

  • Espero que la idea vaya prosperando.   A eso nos dedicamos, a promover el uso científico de la informática de gestión.